Betriebskosten abrechnen. Nicht Immobilien verwalten.
umlage rechnet Ihre Betriebskosten tagesgenau auf alle Mietparteien, zeigt jeden Rechenweg und macht daraus einen fertigen Brief. Für private Vermieter mit wenigen Wohnungen.
Ein Jahr ist selten einfach nur ein Jahr.
Frau Müller zieht im April aus, Herr Schmidt im Mai ein, dazwischen steht die Wohnung leer. umlage rechnet jede Kostenart auf die Tage, an denen jemand dort gewohnt hat. Den Leerstand tragen Sie, nicht der Nachmieter.
| Wer | Tage | Anteil |
|---|---|---|
| Anna Müller01.01. bis 16.04. | 106 | 115,74 € |
| Leerstand17.04. bis 30.04., trägt die Vermieterin (mit Rundung) | 14 | 15,31 € |
| Tim Schmidt01.05. bis 31.12. | 245 | 267,53 € |
| Jahr | 365 |
Einfach, wenn es einfach ist. Gründlich, wenn nicht.
Die Fälle, an denen Tabellen scheitern, sind hier der Normalfall.
Mieterwechsel
Zeiträume werden tagesgenau getrennt, auch bei mehreren Wechseln im Jahr.
Leerstand
Erkennt umlage selbst und weist Ihren Anteil getrennt aus.
Personenzahl ändert sich
Aus zwei werden drei Personen zum 1. August: Gerechnet wird in Personentagen.
Heizkosten
Beträge vom Messdienst übernehmen oder selbst verteilen, mit 50, 60 oder 70 % nach Verbrauch.
Umlagefähig oder nicht
Kostenarten aus dem Katalog der Betriebskostenverordnung. Verwaltung und Instandhaltung gehen nicht an die Mieter.
Frist
Die Frist nach § 556 BGB steht bei jeder Abrechnung sichtbar im Kopf.
Auffällige Werte
Hinweis, wenn eine Kostenart weit vom Vorjahr oder vom Betriebskostenspiegel abweicht. Entscheiden tun Sie.
Nächstes Jahr
Kostenarten, Schlüssel und Anfangsstände der Zähler kommen aus dem Vorjahr. Sie tragen die neuen Beträge und Ablesungen ein.
Belege
Rechnung fotografieren oder hochladen. Auf Wunsch liest eine KI Betrag und Zeitraum aus, Sie bestätigen jeden Vorschlag.
Kein Betrag ohne Herkunft.
Fragt ein Mieter nach, steht die Antwort schon im Brief. Der Rechenweg jeder Position wird mit der Abrechnung festgeschrieben und geht als Anlage mit.
Grundsteuer
Anteil von Tim Schmidt, Abrechnung 2025
- Rechnungsbetrag fürs ganze Haus1.240,00 €
- Seine Wohnung: 72 m² an 245 Tagen17.640 m²·Tage
- Das ganze Haus: 224 m² an 365 Tagen81.760 m²·Tage
- Anteil267,53 €
Anteil = 1.240,00 € × 17.640 m²·Tage ÷ 81.760 m²·Tage (Wohnfläche × Tage)
| Position | Gesamt | Familie Bauer | A. Müller | T. Schmidt | Familie Yılmaz | Vermieterin |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Allgemeinstromgesamt 312,00 € · Vermieterin 3,86 € | 312,00 | 89,14 | 29,12 | 67,31 | 122,57 | 3,86 |
| Gartenpflegegesamt 420,00 € · Vermieterin 5,19 € | 420,00 | 120,00 | 39,20 | 90,61 | 165,00 | 5,19 |
| Gebäudeversicherunggesamt 842,00 € · Vermieterin 10,40 € | 842,00 | 240,57 | 78,59 | 181,66 | 330,78 | 10,40 |
| Grundsteuergesamt 1.240,00 € · Vermieterin 15,31 € | 1.240,00 | 354,28 | 115,74 | 267,53 | 487,14 | 15,31 |
| Hausreinigunggesamt 960,00 € · Vermieterin 11,85 € | 960,00 | 274,28 | 89,61 | 207,12 | 377,14 | 11,85 |
| Heizung (Messdienst)gesamt 3.214,00 € · Vermieterin 116,00 € | 3.214,00 | 842,50 | 301,20 | 612,30 | 1.342,00 | 116,00 |
| Müllabfuhrgesamt 540,00 € · Vermieterin 6,47 € | 540,00 | 168,24 | 48,86 | 112,93 | 203,50 | 6,47 |
| Schornsteinfegergesamt 96,00 € · Vermieterin 1,20 € | 96,00 | 27,42 | 8,96 | 20,71 | 37,71 | 1,20 |
| Wasser und Abwassergesamt 757,68 € · Vermieterin 9,24 € | 757,68 | 240,24 | 64,68 | 138,60 | 304,92 | 9,24 |
| Summe in €gesamt 8.381,68 € · Vermieterin 179,52 € | 8.381,68 | 2.356,67 | 775,96 | 1.698,77 | 3.370,76 | 179,52 |
Beträge in Euro. Jede Zeile geht auf den Cent auf: Mieter werden auf volle Cent abgerundet, Rest und Leerstand trägt die Vermieterin.
Auf dem Handy nur die Wohnung mit dem Mieterwechsel, auf größeren Bildschirmen alle Mietparteien.
Am Ende zählt, was beim Mieter ankommt.
Ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 mit Nachzahlung oder Guthaben, Zahlungsziel und Bankverbindung. Dahinter die Kostenaufstellung mit Rechenweg je Position.
Musterabrechnung als PDF öffnen
Sie verschicken per E-Mail mit Abruflink und Protokoll oder drucken selbst. Der Briefversand aus der App folgt.
Excel kann das auch. Solange nichts passiert.
| Situation | Tabelle | umlage |
|---|---|---|
| Mieterwechsel | Tage von Hand zählen, Formel je Zeile anpassen | Tagesgenau, für alle Positionen zugleich |
| Leerstand | Eigene Spalte, wird gern vergessen | Selbst erkannt und getrennt ausgewiesen |
| Kontrolle | Die Summe stimmt, hoffentlich | Alle Anteile ergeben auf den Cent den Rechnungsbetrag |
| Rückfrage | Formeln verstecken den Rechenweg | Rechenweg als Anlage im Brief |
| Nächstes Jahr | Datei kopieren, alles neu prüfen | Objekt und Schlüssel bleiben, nur neue Beträge und Ablesungen |
In Ihrer Abrechnung stehen Daten anderer Menschen.
Namen, Verbräuche, Bankverbindung. Deshalb steht hier genau, was mit ihnen geschieht.
Standort
Server in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Sicherungen liegen verschlüsselt auf einem Rechner des Betreibers in Deutschland.
Verschlüsselung
Belege, Bankdaten, E-Mail-Adressen der Mieter, festgeschriebene und versandte Abrechnungen sowie Fotos liegen verschlüsselt auf dem Server, je Konto mit eigenem Schlüssel.
Keine Werbung
Kein Tracking, keine Analyse-Cookies, keine eingebundenen Inhalte Dritter. Diese Seite setzt überhaupt keine Cookies.
KI nur auf Wunsch
Zum Auslesen gehen die Seiten eines Belegs an OpenAI, auch in die USA, ohne Training mit Ihren Daten. Sie können das abschalten, dann bleibt alles auf dem eigenen Server.
Auftragsverarbeitung
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil der Registrierung. Ein Mustertext zur Information Ihrer Mieter liegt in der App.
Mitnehmen und löschen
Alle Daten jederzeit als ZIP-Datei. Beim Löschen des Kontos ist alles sofort weg, aus den Sicherungen spätestens nach 30 Tagen. Rechnungen über Bestellungen bewahrt der Betreiber nach Steuerrecht außerhalb von umlage auf.
Eine Lizenz im Jahr. Kein Abo.
Erfassen, rechnen und das Ergebnis ansehen ist kostenlos. Festschreiben, PDF und Versand gehören zur Lizenz. Während der Beta fallen keine Kosten an.
| Stufe | Objekte | Einheiten | KI-Seiten | Belegspeicher | Preis je Jahr |
|---|---|---|---|---|---|
| Kostenlos | unbegrenzt | unbegrenzt | 30 einmalig | 500 MB | 0 € |
| Klein | 1 | 3 | 300 | 1 GB | 39 € |
| Mittel | 3 | 10 | 900 | 3 GB | 79 € |
| Groß | unbegrenzt | 25 | 2.500 | 10 GB | 149 € |
- Die Lizenz gilt zwölf Monate und endet von selbst. Es verlängert sich nichts, Sie werden vorher erinnert.
- Abgerechnete Jahre bleiben als Dokument abrufbar, auch nach dem Ende der Lizenz.
- Alle Preise sind Endpreise. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
- Mehr als 25 Einheiten: Schreiben Sie an support@punktscan.de.
Fragen, die Vermieter stellen.
Ist die Abrechnung rechtssicher?
umlage rechnet nach Betriebskostenverordnung, Heizkostenverordnung und § 556 BGB und zeigt jeden Rechenweg, damit Sie jede Zahl vor dem Versand prüfen können. Eine Rechtsberatung ist das nicht: Ob eine Kostenart nach Ihrem Mietvertrag umlagefähig ist, prüft umlage nicht.
Für wen ist umlage gedacht?
Für private Vermieter mit einer bis etwa 25 Wohnungen, die ihre Betriebskosten selbst abrechnen. Es gibt keine Mietverwaltung und keine Buchhaltung, nur die Abrechnung.
Was geht ohne Lizenz?
Objekte anlegen, Kosten erfassen, rechnen und das Ergebnis mit Nachzahlung oder Guthaben ansehen. Festschreiben, PDF und Versand brauchen eine Lizenz.
Wie komme ich in die Beta?
Schreiben Sie an support@punktscan.de, wie viele Wohnungen Sie abrechnen. Sie bekommen eine persönliche Einladung per E-Mail. Die Beta ist kostenlos.
Wer sieht meine Daten?
Nur Sie. Der Betreiber greift nur zu, wenn es für den Betrieb oder eine Fehlerbehebung auf Ihren Wunsch nötig ist. Dienstleister bekommen Daten nur für den jeweiligen Zweck: E-Mail-Versand und, wenn eingeschaltet, KI-Auslesung.
Muss ich meine Mieter informieren?
Ja, weil Sie ihre Daten in umlage verarbeiten. Einen Mustertext finden Sie in der App in den Einstellungen unter Datenschutz.
Ersetzt umlage mein Belegarchiv?
Nein. umlage ist kein Archiv für gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Exportieren Sie Ihre Belege und bewahren Sie sie selbst auf.
Was passiert, wenn umlage eingestellt wird?
Sie erfahren es mindestens vier Wochen vorher per E-Mail und können bis dahin alles exportieren. Danach werden alle Daten gelöscht, aus den Sicherungen spätestens nach 30 Tagen.
Geschlossene Beta. Zugang per E-Mail.
Schreiben Sie kurz, wie viele Wohnungen Sie abrechnen. Sie bekommen eine persönliche Einladung.